Unterweisung digital unterschreiben — der Nachweis entsteht gleich mit.

Wann unterwiesen werden muss — und warum der Nachweis zählt

Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet Arbeitgeber, ihre Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit zu unterweisen: bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei neuen Arbeitsmitteln oder Verfahren — und regelmäßig wiederholt. Die DGUV Vorschrift 1 der Unfallversicherung verlangt eine Wiederholung mindestens einmal jährlich und eine Dokumentation; für Jugendliche gilt nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz mindestens ein halbjährlicher Abstand.

Der Nachweis ist dabei mehr als Formsache. Nach einem Arbeitsunfall wird gefragt, ob unterwiesen wurde, wann und worüber. Eine unterschriebene, datierte Dokumentation mit den behandelten Themen beantwortet das in einem Satz; eine verlorene Teilnehmerliste nicht.

Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Welche Unterweisungen in deinem Betrieb in welchem Turnus nötig sind, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung.

Unterschreiben auf dem Tablet oder auf dem eigenen Handy

Wie die Unterschriften zusammenkommen, hängt von der Gruppengröße ab:

• Kleine Gruppe, ein Tablet: Das Formular hat mehrere Unterschriftsfelder, und die Teilnehmer unterschreiben nacheinander — ein PDF für die ganze Unterweisung.
• Größeres Team, jeder für sich: Du zeigst den QR-Code des Formulars, jeder öffnet es auf dem eigenen Handy, trägt seinen Namen ein und unterschreibt. Ein Konto braucht dafür niemand.
• Wer fehlt, unterschreibt später: Nach Urlaub oder Krankheit öffnet die Kollegin denselben Link und unterschreibt nach der Nachschulung.

Im zweiten Fall entsteht je Person ein eigener Nachweis, und alle laufen als Zeilen in derselben Tabelle zusammen. Die Teilnehmerliste baut sich damit von selbst.

Was in den Unterweisungsnachweis gehört

Ein belastbarer Nachweis beantwortet vier Fragen: wer, wann, worüber und von wem unterwiesen. In Aufnamo wird daraus ein Formular mit genau diesen Feldern:

• Datum, Ort und Name der unterweisenden Person
• die behandelten Themen als Checkliste, etwa Betriebsanweisung, Gefahrstoffe, Erste Hilfe, Brandschutz, Datenschutz
• die Unterlagen als Anhang, zum Beispiel die Präsentation oder die Betriebsanweisung als PDF
• Name und Unterschrift jedes Teilnehmers, auf Wunsch mit einem Häkchen „Inhalte verstanden“

Trägst du im Formular zusätzlich das Datum der nächsten Unterweisung ein, legt eine Kalender-Aktion daraus einen Termin in deinem Google- oder CalDAV-Kalender an. Die Erinnerung kommt dann von dort. Wie belastbar die Unterschrift auf dem Bildschirm ist, erklärt der Beitrag Ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?

Für wen sich der digitale Unterweisungsnachweis lohnt

Für jeden Betrieb mit Beschäftigten — besonders dort, wo das Team selten gemeinsam im Büro ist: Handwerk und Bau mit wechselnden Baustellen, Reinigungs- und Pflegedienste mit verteilten Touren, Apotheken mit Schichtbetrieb. Wo bisher eine Liste von Kollegin zu Kollege wandert, unterschreibt jeder auf dem eigenen Gerät, und der Nachweis ist vollständig, sobald der Letzte fertig ist.

Unterschrift, PDF und die Anbindung an eine Tabelle sind schon im kostenlosen Einstieg enthalten. Die Übersicht über alle Tarife steht auf der Preisseite.