Die Nachweise deiner Apotheke — unterschrieben, datiert, als PDF.

Warum in der Apotheke so viel unterschrieben werden muss

Die Apothekenbetriebsordnung verlangt ein Qualitätsmanagementsystem, und zu einem QM-System gehört der Nachweis: dass der Kühlschrank im zulässigen Bereich lag, dass die Reinigung nach Plan erledigt wurde, dass das Team die neue Arbeitsanweisung kennt. Dazu kommen Belege, die nicht der Aufsicht dienen, sondern dem eigenen Schutz — etwa die Unterschrift, wenn ein Bote Arzneimittel an einen Angehörigen übergibt.

Auf Papier entstehen diese Nachweise verlässlich, aber mühsam: Listen hängen an der Kühlschranktür, Quittungen sammeln sich im Botenauto, Teilnehmerlisten wandern von Schreibtisch zu Schreibtisch. Spätestens bei einer Begehung oder einer Rückfrage beginnt das Suchen. Digital ist jeder Nachweis datiert, unterschrieben und in Sekunden gefunden.

Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Welche Aufzeichnungen deine Apotheke in welcher Form führen muss, richtet sich nach Apothekenbetriebsordnung, den Vorgaben deiner Kammer und deinem QM-Handbuch.

Der Botendienst: vom Abholbeleg bis zur Unterschrift an der Haustür

Der Botendienst gehört für viele Apotheken zum Alltag — und mit ihm die Frage, wie man belegt, dass eine Lieferung angekommen ist. In Aufnamo baust du dafür einmal ein schlankes Formular: Vorgangsnummer, Empfänger, Uhrzeit, Unterschrift, auf Wunsch ein Foto.

• Vorgangsnummer per Scan: Der Bote tippt auf „Code scannen“ und hält die Kamera auf den Strichcode des Abholbelegs. Gängige Strichcodes wie Code 39 und Code 128 werden ebenso gelesen wie QR-Codes — kein Abtippen, keine Zahlendreher.
• Unterschrift an der Tür: Patient oder Angehöriger unterschreibt mit dem Finger auf dem Handy. Ist niemand zu Hause, schickst du später einen Link, über den die Unterschrift nachgereicht wird.
• Auch im Funkloch: Das Formular funktioniert ohne Netz und sendet, sobald wieder Empfang da ist.

Aus jeder Lieferung entsteht ein PDF mit Datum und Unterschrift. Es liegt im Dashboard, auf Wunsch zusätzlich in deinem eigenen Cloud-Speicher, und landet als Zeile in einer Tabelle — so siehst du am Monatsende auf einen Blick, wie viele Lieferungen es waren. Wie eine Empfangsbestätigung im Detail aufgebaut sein kann, zeigt die Seite zum digitalen Lieferschein.

Kühlschrank, Hygieneplan, Unterweisung: wiederkehrende Nachweise ohne Aushang

Viele Nachweise in der Apotheke sind Routine: jeden Morgen die Temperatur, jede Woche die Reinigung bestimmter Bereiche, bei jeder neuen Arbeitsanweisung die Unterschriften des Teams. Für jede dieser Routinen legst du ein eigenes Formular an und hängst seinen QR-Code dorthin, wo sie stattfindet — an den Kühlschrank, in die Rezeptur, ins Labor. Wer ihn scannt, hat das richtige Formular vor sich; ein eigenes Konto braucht man zum Ausfüllen nicht.

• Temperaturprotokoll: Datum, Minimum, Maximum, Kürzel — dazu ein Feld für die Maßnahme, falls ein Wert außerhalb des Bereichs lag. Jede Messung wird ein datiertes PDF und eine Tabellenzeile.
• Reinigungs- und Hygienenachweis: Die Punkte deines Hygieneplans als Checkliste, abgehakt mit Name und Unterschrift. Wie so eine Checkliste aufgebaut ist, zeigt die Seite für Reinigungsnachweise.
• Unterweisung und Schulung: Thema, Datum, Unterlagen als Anhang — und für jede Teilnehmerin eine eigene Unterschrift, nacheinander auf demselben Tablet.

Weil jedes Formular dieselbe Form hat, sieht jeder Nachweis gleich aus. Für eine Begehung reicht es, die PDFs eines Zeitraums aufzurufen, statt Ordner zu wälzen.

Gesundheitsdaten verlangen Sorgfalt — was Aufnamo dafür mitbringt

Wer in der Apotheke Formulare digital ausfüllen lässt, verarbeitet schnell Gesundheitsdaten: Namen, Adressen, manchmal Hinweise auf Arzneimittel. Für solche Daten gelten nach Art. 9 DSGVO besonders strenge Regeln, und die Apotheke bleibt Verantwortliche. Deshalb gehört zu einer digitalen Lösung mehr als ein gutes Formular:

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung: Einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln stellen wir dir auf Anfrage zur Verfügung — schreib uns.
• Aufbewahrung mit Ende: Für jedes Formular legst du fest, wie lange Einreichungen aufbewahrt werden; danach löscht Aufnamo sie automatisch.
• Deine eigene Ablage: Auf Wunsch landet jedes PDF zusätzlich in deinem eigenen Speicher, etwa in einer Nextcloud oder auf OneDrive.
• Betrieben in Deutschland: Aufnamo wird in Deutschland entwickelt und betrieben.

Was Aufnamo bewusst nicht ist: eine Warenwirtschaft, ein Ersatz für die Betäubungsmittel-Dokumentation mit ihren amtlichen Formularen oder ein Werkzeug für das E-Rezept. Aufnamo kümmert sich um die vielen kleinen Nachweise daneben — die, für die es bisher nur Papier gab. Was die einzelnen Tarife umfassen, steht auf der Preisseite.