Wiederkehrende Prüfungen — Feuerlöscher, RWA, Brandmeldeanlage, Kältetechnik — leben von zwei Dingen: einem Protokoll je Prüfung und einem Termin, der danach weiterrückt. Aufnamo verbindet beides, sodass niemand mehr eine Liste nachpflegt. Hier steht der ganze Ablauf von vorn — und vor allem die eine Stelle, die man nicht errät: Akte und Protokoll finden über die BESCHRIFTUNG ihrer Felder zueinander.
Lesezeit ≈ 6 MinWartung & PrüffristenAktualisiert Aug 2026
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„Anlagen & Fristen“: oben die Zähler für überfällige und bald fällige Termine, darunter je Anlagenart eine Karte mit den Einträgen.
01
Die Idee in einem Satz
Zwei Dinge arbeiten zusammen — und du legst nur fest, wie sie heißen:
Die Akte
ein Eintrag je Anlage (unter „Anlagen & Fristen“). Sie trägt die Stammdaten und die Termine: Anlagen-Nr., Standort, „Nächste Wartung“.
Das Protokoll
ein ganz normales Formular, das bei jeder Prüfung ausgefüllt wird. Es hält fest, was getan wurde.
Die Verbindung
kommt ein Protokoll herein, sucht Aufnamo die Akte mit derselben Anlagen-Nummer und schreibt deren Termine fort. Danach steht die Anlage wieder auf „später“ statt auf „überfällig“.
Was du dafür tust: die Felder in Akte und Formular GLEICH benennen. Mehr ist es nicht
es gibt keine Verknüpfungs-Einstellung, die man vergessen könnte.
02
Der schnellste Weg: Norm-Vorlage
Für die häufigen Prüfungen gibt es fertige Vorlagen — Akte und passendes Protokoll sind darin schon aufeinander abgestimmt. Der empfohlene Einstieg, auch wenn du später eigene Felder ergänzt:
1
„Anlagen & Fristen“ öffnen und eine Vorlage wählen: Feuerlöscher, RWA-Anlage, Feststellanlage, Brandmeldeanlage, Sicherheitsbeleuchtung oder Kältetechnik.
2
Der Objekttyp entsteht mit fertigen Feldern — Anlagen-Nr. als Ident-Feld, Standort, und ein Datum-Feld mit hinterlegtem Prüf-Intervall (z. B. „Nächste Wartung“, alle 12 Monate).
3
Unter „Formulare → Neu“ die zugehörige Protokoll-Vorlage anlegen: zur Feuerlöscher-Akte „Feuerlöscher-Instandhaltung“, zur RWA-Akte das „RWA-Wartungsprotokoll“. Ihre Feldnamen passen bereits zur Akte.
4
Deine Anlagen als Einträge erfassen — je Anlage einer, mit ihrer Nummer.
Die Vorlagen sind ein Startpunkt, keine Zwangsjacke: Felder lassen sich danach umbenennen, ergänzen und löschen. Nur eines gilt weiter
was zusammengehören soll, muss gleich heißen.
03
Eigene Anlagenart — worauf es ankommt
Passt keine Vorlage, legst du den Typ selbst an. Drei Angaben entscheiden darüber, ob die Automatik greift:
Ident-Feld
genau ein Feld ist die eindeutige Kennung, meist „Anlagen-Nr.“. Darüber findet ein Protokoll seine Akte; ohne Ident-Feld bleibt die Akte eine reine Liste.
Datum-Feld
jedes Datum-Feld wird zur Wiedervorlage. Nenne es so, wie es im Protokoll heißen soll, z. B. „Nächste Wartung“.
Intervall am Datum-Feld
trägst du dort „alle 12 Monate“ ein, muss das Protokoll gar kein Datum melden: Der Termin springt auf Protokolleingang + 12 Monate. Ohne Intervall zählt nur ein ausdrücklich gemeldetes Datum.
Im Protokoll-Formular brauchst du dann mindestens ein Feld mit derselben Beschriftung wie das Ident-Feld
und, falls du das Datum von Hand meldest, eines wie das Datum-Feld.
04
Warum die Beschriftung zählt
Das ist die Stelle, an der es erfahrungsgemäß hakt. Aufnamo verknüpft nicht über eine Auswahl, sondern über den Feldnamen — und den bildet es aus der Beschriftung:
Aus der Beschriftung wird der Feldname: kleingeschrieben, Leerzeichen werden zu Bindestrichen. Aus „Nächste Wartung“ wird nächste-wartung
in der Akte genauso wie im Formular.
Gleich beschriftet = verbunden. „Anlagen-Nr.“ hier und „Anlagen-Nr.“ dort treffen sich.
Verschieden beschriftet = getrennt. „Anlagen-Nr.“ und „Anlagennummer“ sind zwei verschiedene Felder
das Protokoll findet dann keine Akte, ganz ohne Fehlermeldung.
Groß-/Kleinschreibung ist egal, Satzzeichen nicht: „Anlagen-Nr.“ mit Punkt ist etwas anderes als „Anlagen-Nr“ ohne. Am sichersten kopierst du die Beschriftung.
Beim Vergleich der Nummer SELBST ist Aufnamo dagegen nachsichtig: Groß-/Kleinschreibung und Leerraum im Wert werden ignoriert, „FL-001“ trifft also „fl-001“.
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So rückt der Termin weiter
Sobald ein Protokoll eingeht, das den Ident-Wert einer Akte trägt, schreibt Aufnamo deren Datum-Felder fort. Drei Wege führen zum neuen Termin:
Gemeldetes Datum
das Protokoll enthält ein Feld wie das Datum-Feld der Akte und einen Wert darin. Dieser Wert gewinnt immer.
Intervall
das Protokoll meldet kein Datum, aber das Datum-Feld der Akte trägt ein Intervall. Dann rechnet Aufnamo: Eingang des Protokolls + Intervall.
Von Hand
im Eintrag über „Bearbeiten“. Der Weg für Korrekturen und für Termine, die kein Protokoll erzeugt.
Nur nach VORN. Ein nachgereichtes altes Protokoll dreht einen Termin nie zurück
sonst machte eine späte Nachtragung eine gepflegte Akte kaputt. Nach hinten setzen geht nur über „Bearbeiten“.
Grundlage der Rechnung ist der EINGANG des Protokolls, nicht der Moment der Verarbeitung. Ein später korrigiertes Protokoll verschiebt den Termin deshalb nicht nachträglich.
06
Ein-Scan-Ablauf: QR-Etikett an der Anlage
Damit vor Ort niemand die Anlagen-Nummer abtippt — und sich vertippt — klebt ein QR-Code an die Anlage:
1
Im Eintrag den Vorbefüll-Link zum Protokoll-Formular öffnen; die Detailseite zeigt zu jedem passenden Formular einen.
2
Unter „Anlagen & Fristen“ den Etiketten-Bogen als PDF erzeugen und ausdrucken.
3
Etikett an die Anlage kleben. Wer es scannt, bekommt das Protokoll mit bereits eingetragener Anlagen-Nummer.
Das ist mehr als Bequemlichkeit: Nur bei exakt passender Nummer findet das Protokoll seine Akte. Der vorbefüllte Link stellt genau das sicher.
07
Fristen-Radar und Erinnerung
Unter „Anlagen & Fristen“ zeigt das Radar alle Datum-Felder deiner Akten, sortiert nach Dringlichkeit:
Überfällig / in den nächsten 30 Tagen / später
so ist die Übersicht eingeteilt.
E-Mail-Erinnerung
im Radar einschaltbar, mit wählbarem Vorlauf (Standard 14 Tage). Sie geht an den Inhaber der Organisation, höchstens einmal am Tag, und nur wenn wirklich etwas ansteht.
Es ist eine Zusammenfassung, keine Einzelmail je Anlage
bei fünfzig Feuerlöschern wäre alles andere unbrauchbar.
Gezählt wird nur die gepflegte Akte. Die automatisch gespiegelten Objekte einzelner Einreichungen bleiben außen vor: Sie tragen die alten Termine vergangener Protokolle und würden das Radar mit längst Erledigtem fluten.
Das Radar: oben die Erinnerung samt Vorlauf, darunter die Termine — hier eine Anlage, deren Stichtag verstrichen ist.
08
Wenn ein Termin nicht weiterrückt
Meist liegt es an einer von vier Kleinigkeiten — in dieser Reihenfolge prüfen:
1
Trägt das Protokoll die Anlagen-Nummer? Ohne sie gibt es keine Zuordnung. Im Zweifel die Einreichung öffnen und nachsehen, was im Feld steht.
2
Heißen die Felder gleich? Ident-Feld der Akte und Formularfeld müssen dieselbe Beschriftung tragen — Punkt und Bindestrich zählen mit.
3
Gibt es die Akte? Der Eintrag mit dieser Nummer muss unter „Anlagen & Fristen“ existieren. Ein Protokoll legt keine Akte an.
4
Liegt der neue Termin überhaupt später? Ein Datum vor dem gespeicherten wird bewusst ignoriert.
Bleibt es unklar: Die Akte zeigt unter „Historie“ alle Protokolle, die ihr zugeordnet wurden. Steht deines nicht dort, ist es die Zuordnung (Punkt 1 bis 3); steht es dort und der Termin ist trotzdem alt, ist es Punkt 4.
FAQ
Häufige Fragen
Brauche ich für jede Anlagenart ein eigenes Formular?
Nein. Ein Protokoll-Formular kann mehrere Anlagenarten bedienen, solange die Feldnamen passen. Getrennte Formulare lohnen sich, wenn die Prüfschritte sich wirklich unterscheiden — ein Feuerlöscher wird anders geprüft als eine Brandmeldeanlage.
Was passiert, wenn zwei Anlagen dieselbe Nummer haben?
Das lässt Aufnamo nicht zu: Das Ident-Feld ist eindeutig, ein zweiter Eintrag mit derselben Nummer wird abgelehnt. Groß-/Kleinschreibung und Leerraum werden dabei ignoriert.
Muss der Prüfer im Protokoll das nächste Datum eintragen?
Nur, wenn du kein Intervall hinterlegt hast. Mit Intervall am Datum-Feld genügt das Protokoll selbst — der Termin rückt auf Eingang plus Intervall. Ein trotzdem gemeldetes Datum hat Vorrang, etwa wenn der Prüfer einen früheren Nachtermin ansetzt.
Kann ich einen Termin auch zurücksetzen?
Über „Bearbeiten“ am Eintrag, ja. Automatisch nie: Ein nachgereichtes altes Protokoll darf einen bereits fortgeschriebenen Termin nicht zurückdrehen.
Wer bekommt die Erinnerungs-Mail?
Der Inhaber der Organisation — höchstens eine Mail pro Tag, und nur wenn etwas überfällig ist oder in den eingestellten Vorlauf rückt. Den Text der Mail kannst du als Administrator unter den E-Mail-Vorlagen anpassen.
Sehe ich, welche Protokolle zu einer Anlage gehören?
Ja — die Akte listet unter „Historie“ jede Einreichung, die dieselbe Anlagen-Nummer trägt, mit Datum und Link zum PDF. Das ist der Nachweis über die Jahre.
