Neben dem rohen Vorgang spiegelt Aufnamo jede Einreichung als strukturierten Datensatz — ein „Objekt“. Zusätzlich legst du eigene Stammdaten von Hand an: Anlagen, Geräte, Objekte — mit Feldern nach deinem Zuschnitt. Hier ist erklärt, was automatisch entsteht, was du selbst pflegst und wie beides zusammenhängt.
Lesezeit ≈ 7 MinCRM & ObjektmodellAktualisiert Aug 2026
app.aufnamo.de
Die Objekt-Ansicht: Einreichungen als strukturierte Datensätze, gruppiert nach Objekttyp.
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Objekt oder Einreichung — was ist der Unterschied?
Aufnamo hält jeden Vorgang in zwei Sichten. Beide entstehen aus derselben Einreichung, dienen aber verschiedenen Zwecken:
Einreichung
der rohe Eingang: die ausgefüllten Werte, das fertige PDF und die Anhänge, genau so wie abgeschickt. Das ist der Beleg. Zu finden unter „Einreichungen“.
Objekt
die daraus abgeleitete, strukturierte Sicht: nur die getypten Feldwerte. Das ist die Datenbank-Sicht für Auswertungen. Zu finden unter „Objekte“.
Herkunft
jedes Objekt merkt sich, aus welcher Einreichung es entstanden ist (im Detail als „aus Einreichung #…“ sichtbar), sodass du jederzeit zum Original zurückfindest.
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Wie Objekte entstehen (automatisch)
Objekte entstehen auf zwei Wegen: automatisch aus Einreichungen — und von Hand als Stammdaten, die du selbst anlegst und pflegst.
Automatische Spiegelung
jede neue Einreichung wird sofort als Objekt des passenden Objekttyps gespiegelt.
Ein Objekttyp pro Formular
zu jedem Formular gehört genau ein Objekttyp; seine Felder entsprechen den Datenfeldern des Formulars (reine Anzeige-Elemente wie Überschriften oder Hinweistexte zählen nicht mit).
Nur geprüfte Daten
es werden nur bekannte, korrekt getypte Felder übernommen. Werte, die nicht zum Feldtyp passen, landen nicht im Objekt.
Nachträgliche Korrektur
wird eine Einreichung nachträglich geändert (z. B. im Blanko-Modus nachgefüllt), aktualisiert sich das zugehörige Objekt mit, ohne seine Verknüpfungen zu verlieren.
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Die Objekt-Ansicht
Deine Stammdaten haben eine eigene Heimat: „Anlagen & Fristen“ in der Seitenleiste — dort legst du Typen samt Einträgen an und siehst die Fristen-Kacheln. „Objekte“ (/app/objekte) bleibt die technische Gesamt-Sicht über alle strukturierten Daten je Mandant:
Karte je Objekttyp
Name des Typs, die Gesamtzahl der Objekte und eine Liste der jüngsten Einträge (die neuesten fünf, darunter „… und N weitere“); ein Klick auf einen Titel öffnet das einzelne Objekt mit allen Feldern und Verknüpfungen.
Automatischer Titel
jedes Objekt bekommt eine sprechende Überschrift aus einem naheliegenden Feld (Name, Titel, Bezeichnung, Label oder Projekt); fehlt so eins, heißt es „Typname #ID“.
Beziehungen-Tabelle
unter den Karten ist ein Block für Beziehungstypen reserviert; solange keine definiert sind, bleibt er leer.
Leerer Zustand
solange keine Einreichungen eingegangen sind, gibt es noch keine Objekttypen; sie entstehen automatisch mit der ersten Einreichung.
Pro Objekttyp eine Karte mit Anzahl und jüngsten Einträgen; darunter die Beziehungen-Tabelle.
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Das Objekt-Detail
Ein Klick auf einen Titel öffnet den einzelnen Datensatz (/app/objekte/ID). Hier stehen alle strukturierten Werte und seine Verknüpfungen:
Kopf
Titel des Objekts, sein Objekttyp und, falls vorhanden, die Herkunft „aus Einreichung #…“.
Felddaten
eine Tabelle aus Beschriftung und Wert für jedes gefüllte Feld; leere Felder werden nicht angezeigt.
Verknüpft
Bereich für verbundene Objekte. Verknüpfungen lassen sich derzeit nicht anlegen, deshalb bleibt er in der Praxis leer.
Das Objekt-Detail: alle Feldwerte als Tabelle, darunter die nach Rolle gruppierten Verknüpfungen.
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Getypte Felder — was in einem Objekt steckt
Anders als der rohe Einreichungs-Text sind Objektfelder getypt. Der Typ bestimmt, wie ein Wert gespeichert und geprüft wird:
Text & Telefon
freier Text, unverändert übernommen.
E-Mail
wird kleingeschrieben und auf ein gültiges Format geprüft.
Zahl
im Datenmodell als echter Zahlenwert vorgesehen; der Formular-Baukasten bietet aktuell kein Zahlenfeld an.
Ja/Nein
Wahrheitswert; in der Ansicht als „ja“ oder „nein“ dargestellt.
Datum & Datum/Uhrzeit
auf ein festes Format geprüft (Datum als JJJJ-MM-TT, Zeitstempel als RFC-3339).
Auswahl & Mehrfachauswahl
nur Werte, die zu den hinterlegten Optionen des Felds passen, werden übernommen.
Datei & Unterschrift
als Referenz bzw. Textwert im Objekt vermerkt.
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Identitätsfelder — eindeutige Nummern für Stammdaten
Beim Anlegen eines Objekttyps markierst du ein Feld als Ident-Feld — die eindeutige Nummer oder Kennung (z. B. die Anlagen-Nummer). Sie leistet viererlei:
Dubletten-Schutz
zwei Einträge mit derselben Nummer lehnt Aufnamo ab; die Prüfung ignoriert Groß-/Kleinschreibung und Leerraum.
Historie
jede Einreichung, die denselben Wert unter demselben Feldnamen trägt, erscheint in der Akte des Eintrags. Der Vorbefüll-Link sorgt dafür, dass der Wert exakt stimmt.
Vorbefüllen
zu jedem Eintrag zeigt die Detailseite Links auf Formulare mit diesem Feld, fertig vorbefüllt (als QR-Code an der Anlage: scannen, ausfüllen, fertig).
Fortschreiben
meldet ein Protokoll mit diesem Ident-Wert unter gleichem Feldnamen ein neues Datum (z. B. „Nächste Prüfung“), rückt der Termin in der Akte automatisch nach vorn. Trägt das Datum-Feld ein Intervall (z. B. alle 12 Monate), genügt schon der Ident-Treffer: Der Termin springt auf Protokolleingang + Intervall — ein gemeldetes Datum gewinnt gegen die Rechnung. Zurück nie — nachgereichte alte Protokolle drehen nichts zurück.
Für den automatischen Formular-Spiegel gilt das nicht: Jede Einreichung bleibt ein eigenes Objekt; dort hilft die Suche der Einreichungsliste.
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Fristen-Radar — Datum-Felder werden zur Wiedervorlage
Unter „Anlagen & Fristen“ (eigener Punkt in der Seitenleiste) wertet Aufnamo alle Datum-Felder deiner Stammdaten aus (z. B. „Nächste Prüfung“ je Anlage) — sortiert in überfällig, fällig in den nächsten 30 Tagen und später:
Das Datum pflegt sich auf drei Wegen: von Hand am Eintrag („Bearbeiten“); automatisch, wenn ein Protokoll mit dem Ident-Wert der Akte ein gleichnamiges Datum-Feld trägt; oder per Intervall am Datum-Feld (z. B. alle 12 Monate)
dann genügt das Protokoll allein, der Termin springt auf Eingang + Intervall.
Erinnerung per E-Mail: einschaltbar direkt im Radar, mit wählbarem Vorlauf (Standard 14 Tage). Höchstens eine Mail am Tag, nur wenn etwas überfällig ist oder in den Vorlauf rückt
an den Organisations-Inhaber.
Die Mail-Vorlage („Fristen-Erinnerung“) lässt sich wie alle E-Mail-Vorlagen im Admin-Bereich anpassen.
Formular-Spiegel-Objekte bleiben außen vor: Alte Einreichungen tragen alte Termine
die würden das Radar mit erledigten Fristen fluten. Zählen soll die gepflegte Akte.
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Beziehungen zwischen Objekten — vorbereitet, noch nicht nutzbar
Das Datenmodell ist auf typisierte Verknüpfungen vorbereitet — etwa ein Auftrag mit seinem Kunden, samt Rollen und Kardinalität. Im Produkt lassen sich Verknüpfungen derzeit nicht anlegen:
Der Bereich „Verknüpft“ im Objekt-Detail bleibt deshalb vorerst leer.
Zusammengehörendes findest du bis dahin über gemeinsame Feldwerte
etwa dieselbe Kundennummer — und die Suche der Einreichungsliste.
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Trennung nach Organisation
Das gesamte Objektmodell ist mandantengetrennt — es zeigt und verbindet ausschließlich Daten deiner eigenen Organisation.
Sichtbarkeit
sowohl die Objekt-Ansicht als auch die Detailseiten liefern nur Objekte deiner Organisation; fremde IDs führen ins Leere.
Auch die REST-Schnittstelle liefert ausschließlich Objekte deiner eigenen Organisation.
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Objektdaten über die Schnittstelle abrufen
Für eigene Auswertungen und Integrationen liegt das Objektmodell zusätzlich als lesende REST-Schnittstelle offen (per API-Token, sofern für deinen Tarif freigeschaltet).
Objekttypen auflisten
liefert alle Typen deiner Organisation samt Feldern (inkl. Typ, Pflicht- und Identitäts-Kennzeichen) und der Anzahl der Objekte.
Objekte eines Typs
die Datensätze eines Typs, seitenweise abrufbar (Seite und Seitengröße wählbar, bis zu 200 pro Seite).
Einzelnes Objekt
ein Objekt mit allen Feldwerten und seinen verknüpften Objekten, gruppiert nach Rolle.
Nur lesend
die Schnittstelle gibt Daten aus; angelegt und gepflegt werden Objekte ausschließlich über deine Formulare/Einreichungen. Details zu Tokens unter „Erweiterte Funktionen“.
Der Zugriff auf die Objekt-Schnittstelle erfolgt mit einem API-Token.
Eine Einreichung ist der rohe Eingang inklusive PDF und Anhängen — der Beleg. Ein Objekt ist die daraus abgeleitete, getypte Sicht — die Basis für Auswertungen. Beide entstehen aus demselben Vorgang.
Muss ich das Objektmodell einrichten?
Nein. Aus Einreichungen entstehen Objekte automatisch. Eigene Stammdaten (z. B. eine Anlagen-Liste) legst du bei Bedarf mit wenigen Klicks an — ein Typ, seine Felder, fertig.
Kann ich Objekte in der Ansicht bearbeiten oder löschen?
Selbst angelegte Stammdaten: ja — über „Bearbeiten“ auf der Detailseite; was leer bleibt, wird geleert. Gespiegelte Einreichungs-Objekte bleiben lesend und folgen ihrer Einreichung. Löschen gibt es noch nicht.
Gibt es fertige Vorlagen für Brandschutz?
Ja — fünf Gewerke: Feuerlöscher, RWA, Feststellanlage, Brandmeldeanlage, Sicherheitsbeleuchtung. Beim Typ-Anlegen eine Norm-Vorlage wählen (Felder, Ident und Prüf-Intervall vorbefüllt, orientiert an den gängigen Prüfzyklen), dazu das passende Prüfprotokoll aus dem Formular-Katalog — die Feldnamen passen zusammen, Protokolle landen automatisch in der Akte. Für die Kältetechnik gibt es zusätzlich „Kälteanlagen“ (mit CO₂e-Rechner und Kältemittel-Bilanz) und „Kältemittel-Flaschen“ samt Dichtheitsprüfungs-Protokoll.
Wie funktioniert die Fristen-Erinnerung?
Im Fristen-Radar einschalten, Vorlauf wählen — fertig. Aufnamo prüft täglich die Datum-Felder deiner Stammdaten und mailt dem Organisations-Inhaber höchstens einmal am Tag, wenn etwas überfällig ist oder in den Vorlauf rückt.
